Perubahan Sistem Katering Baru, Efisiensi Belum Tercapai

Oleh: Himawan Setyo Wibisono

Kepala Departemen Rumah Tangga UKM PECC

Tata cara pemesanan katering Latihan Dasar Kedisiplinan (LDK) dan Wawasan Almamater Orientasi Akademik (WaRNa) tahun 2016 Politeknik Negeri Semarang (Polines), dirasa oleh salah satu Organisasi Mahasiswa (ormawa) kurang efisien. Tata cara pemesanan katering ini harus melalui website.  Himawan Setyo Wibisono Selaku kepala departemen Rumah Tangga (Household) Unit Kegiatan Mahasiswa (UKM) Politechnic English Conversation Club (PECC) mengutarakan pendapatnya terkait penilaiannya itu.

Mahasiswa baru (maba) harus mengakses internet dulu untuk mengisi formulir pendaftaran, lalu mengirm foto bukti transfer  dan dikirimkan ke email ormawa yang dituju. Setelah itu pihak admin panel akan mengganti status pembayaran dari “belum” menjadi” lunas”. Dengan tata cara yang seperti itu, selain menyusahkan ormawa juga menyulitkan maba.

Terkait perubahan aturan penggunaan kupon, pertanyaan muncul dari maba yang notabennya belum tahu tentang LDK di Politeknik. Berdasarkan aturan baru yang disampaikan dalam forum koordinasi antar ormawa dan panitia yang dilakukan pada (19/8) tertulis bahwa adanya aturan baru, kupon hanya akan diberikan untuk acara WaRNa. Sedangkan untuk LDK sendiri  tidak menggunakan kupon. Peraturan itu dipertimbangkan oleh panitia karena kegiatan LDK dilakukan sendiri oleh Resimen Mahasiswa (Menwa) sehingga maba tidak dapat memilih pesanan. Hal itu dimaksud agar lebih cepat dan tidak melibatkan ormawa lain dalam LDK tahun 2016. Selain terkait perubahan aturan itu, ada hal lain yang menimbulkan kerugian bagi ormawa, yaitu masalah kupon, dimana sudah dicetak sebanyak delapan hari tapi hanya dipakai untuk tiga hari saja. Tentunya pihak ormawa rugi atas percetakan.

Himawan mengungkapkan, dibanding  dengan pengalaman pemesanan catering saat ini, angkatan kemarin langkahnya lebih mudah. Karena hal tersebut dapat memilih tempat catering yang sesuai keinginan dan langsung dapat pesan melalui contact person yang tertera. Begitupula tentang hubungan antara pemesan dengan ormawa yang terkait. Karena, dari kurang lebih delapan puluh maba yang pesan catering di UKM PECC sendiri hampir  50% yang datang ke posko. Dan dari sekian maba tersebut banyak yang masih belum paham dengan cara yang seperti ini. Dampak tata cara ini juga menimbulkan kurangnya interaksi langsung dengan maba tentunya berpengaruh pada misi menarik maba untuk bergabung dengan UKM.

Berbeda dengan tahun ini, aturan awal setiap ormawa tidak boleh mencantumkan contact person ormawa di pamflet promosi, melainkan hanya ada nama ormawa, kriteria menu, e-mail dan rekening bank ormawa.  Sementara komunikasi antar keduanya hanya dapat dilakukan melaui e-mail yang tercantum di pamflet tersebut.

Aturan pemerataan kuota yang sama rata antar semua UKM memang bertujuan untuk menimbulkan keadilan. Walaupun ada yang mendapatkan untung, keuntungan tersebut juga setara bagi semua ormawa. Ormawa yang mendapatkan pesanan kurang dari kuota, akan mendapatkan keuntungan dari ormawa yang mendapatkan  pesanan melebihi kuota. Hal itu dikarenakan system yang baru ini menerapkan pelimpahan kuota bagi ormawa yang masih kekurangan pemesan katering.

Himawan mengapresiasi sistem yang lebih maju dengan memanfaatkan teknologi. Namun, sebaiknya sistem tersebut  ditingkatkan lagi dan disempurnakan. Setelah itu perlu adanya evaluasi dan pengkajian ulang atas sistem ini. Dikarenakan, pemesanan katering juga menjadi interaksi awal ormawa dengan maba. Hal ini juga sesuai dengan  amanah dari departemen HRD PECC, alangkah baiknya dalam interaksi awal ini, pelayanan diberikan dengan enak dan dibuat nyaman.