Rangkul BEM, BPM dan HMJ, Pengalihan Sistem Pedataan Provider Dinilai Lebih Efektif

Polines, Dimensi (01/07) – Menindaklanjuti adanya permasalahan manipulasi data mahasiswa pada laman Badan Akademik, Kemahasiswaan, Perencanaan dan Kerjasama (BAKPK), dengan mengacu pada kebijakan yang dikeluarkan oleh Nugroho Joko Usito selaku pegawai Unit Pelaksana Teknis Teknologi Informasi dan Komunikasi (UPT TIK) pada Rabu (24/06), bahwa akses pada laman BAKPK akan dibuka kembali dan mahasiswa diberikan kesempatan untuk mengecek ulang serta memperbaiki data yang salah. Akan tetapi, sampai tanggal yang telah ditentukan, laman BAKPK belum bisa diakses sesuai dengan kebijakan tersebut.

Penyebab Laman BAKPK Tak Bisa Diakses

Selang kebijakan tersebut berlangsung hingga pada (28/06) laman BAKPK masih tidak dapat diakses. Mengenai hal tersebut, Sri Yati selaku Kepala BAKPK menuturkan penjelasannya bahwa sistem perbaikan data melalui laman BAKPK lagi, akan memunculkan kesalahan yang sama. “Untuk perbaikan data dengan sistem tersebut, pertimbangannya akan terjadi kesalahan data seperti kemarin,” tegas Sri Yati.

Ia menambahkan bahwa saat ini pihak BAKPK bersama pihak PTIK sedang menjalani beberapa kesibukan yang menyebabkan keduanya tidak dapat melaksanakan kebijakan sebelumnya sesuai porsi dan batas waktu yang telah ditentukan. “Memang saat ini saya sendiri lagi padat jadwalnya dan pihak PTIK juga sedang melaksanakan tugas perangkingan SBMPN,” tambah Sri Yati.

Pengalihan Sistem Menjadi Solusi

Pertimbangan antara pihak BAKPK, PTIK dan beberapa masukan lain untuk menghasilkan data yang akurat serta meminimalisir munculnya manipulasi kembali, maka diputuskan untuk mengalihkan sistem pengisian data provider mahasiswa yang awalnya melalui laman BAKPK menjadi sistem pendataan secara kolektif oleh Himpunan Mahasiswa Jurusan (HMJ) masing-masing. “Setelah adanya masukan-masukan agar tidak terjadi kesalahan kembali, akhirnya kami meminta tolong himpunan agar proses pendataan menjadi lebih cepat, dikarenakan pendataan lewat ketua kelas lebih mudah mengontrolnya,” ungkap Sri Yati.

Institusi juga Rangkul BEM dan BPM

Tidak hanya melibatkan HMJ, institusi juga merangkul Badan Eksekutif Mahasiswa (BEM) serta Badan Perwakilan Mahasiswa (BPM) terkait masalah ini. Pasalnya, Fauzan Agus Dewantoro selaku Presiden Mahasiswa (Presma) mengungkapkan bahwa pihak BAKPK meminta bantuan kerjasama dengan BEM untuk mengkoordinasi para HMJ.

Begitu pula dengan BPM yang kinerjanya beriringan dengan BEM, dalam hal ini mereka berperan aktif sebagai pengawal pengambilan data oleh HMJ masing-masing jurusan. “BPM juga ikut mengawal pengambilan data dan mereka tidak jarang juga mengadakan beberapa rapat bersama,” ungkap Autad Sadidan, Sekretaris Umum Himpunan Mahasiswa Jurusan Elektro.

Mekanisme Pendataan Terbaru

Menggandeng BEM, BPM dan HMJ menjadikan sistem ini dinilai lebih efektif serta tertata rapi sesuai batas waktu yang telah ditentukan. Pasalnya, setelah mendapat informasi dari pihak institusi, BEM langsung mengadakan rapat koordinasi Organisasi Mahasiswa (Ormawa) pada minggu lalu. “Kami mengadakan rapat ormawa setelah mendapat info dari institusi, dengan gambaran bahwa datanya itu nanti akan dikumpulkan kolektif oleh masing-masing HMJ,” tutur Fauzan.

Sistem pengumpulan kolektif yang melalui HMJ ini dilakukan dengan cara mengonfirmasi kembali perwakilan kelas masing-masing agar mudah untuk menjangkau data mahasiswanya. “Untuk HME sendiri kita punya LO kelas yang dapat mengkoordinir seluruh kelas dari jurusan teknik elektro, jadi kita cukup mem-follow up itu dari satu LO tersebut,” ungkap Autad. Setelah data tersebut terkumpul, masing-masing HMJ dapat menyetorkan langsung kepada pihak BAKPK maupun ke BEM terlebih dahulu.

Melalui sistem follow up tersebut, masa rentang waktu pengisian data provider dapat dilakukan lebih cepat. “Tepatnya sejak hari H pemberian infonya itu langsung diteruskan ke grup ketua kelas, dan kelas saya pun langsung mendata dan meresponnya dengan baik dan cepat,” ungkap Erwin Rizki Prakasa selaku Ketua Himpunan Mahasasiswa Jurusan Administrasi Bisnis (HMAB). Senada dengan ungkapan Erwin, Himpunan Mahasiswa Jurusan Sipil (HMS) juga sudah melakukan pendataan sejak minggu lalu sampai dengan batas waktu (06/07). Namun, berbeda dengan Himpunan Mahasiswa Jurusan Mesin (HMM) yang seharusnya sudah melakukan pendataan sejak Senin, (29/06) ditunda karena suatu hal. “Pendataan seharusnya bisa mulai hari Senin, tetapi akhirnya ditunda karena saya mengusulkan untuk penambahan Kop Polines pada format excelnya,” tutur Satria Wisnu Febryanto selaku Ketua Himpunan Mahasiswa Jurusan Mesin. Meskipun begitu, pada Selasa (30/06) sudah mulai dilakukan pendataan.

Dari sistem ini diharapkan menjadi evaluasi bagi institusi untuk memperbaiki kembali mengenai sistem-sistem yang bakal dilakukan. “Harapannya bisa melakukan perbaikan serta memperkuat kembali seluruh sistem terkait pendataan serta apapun yang berhubungan dengan mahasiswa, apalagi yang bersifat privasi seperti ini,” tutur Audi Zacki Syihab selaku Ketua Himpunan Mahasiswa Jurusan Akuntansi (HIMA).

Berliana khofifah, Manda Oktaviani